Indiferent daca ati mutat deja serverele dvs. in cloud sau sunteti pe piata pentru ceva nou, trebuie sa tineti cont de urmatoarele informatii
In secolul anterior, companiile care doreau sa-si centralizeze stocarea datelor trebuiau sa investeasca intr-un server de fisiere on-site si sa il administreze. In zilele noastre puteti economisi o suma mare de bani si puteti simplifica gestionarea afacerii profitand de stocarea in cloud.
Furnizorii cloud de astazi ofera mult mai mult decat un depozit la distanta pentru datele dvs. Exista o multime de caracteristici oferite pentru a permite personalului dvs. sa partajeze cu usurinta si in siguranta documente si sa colaboreze cu colegii din intreaga lume.
In acelasi timp, serviciile de sincronizare ofera utilizatorilor posibilitatea de a lucra cu cele mai recente versiuni de documente fara a trebui sa astepte ca fisierele sa fie descarcate. Atasamentele mari din e-mailuri devin si ele un lucru din trecut, majoritatea furnizorilor permitandu-va sa trimiteti linkuri de descarcare sigure catre membrii echipei sau clientii afacerii dvs.
Din pacate, exista o multime de optiuni, fiecare dintre acestea cuprinzand o gama variata de caracteristici de partajare si colaborare. Pentru a intelege toate acestea, am pus scris un ghid rapid cu scopul de a va ajuta sa luati decizia corecta de cumparare.
Planificare eficienta
Toti furnizorii de cloud ofera o gama larga de planuri de stocare astfel incat sa puteti alege pachetul care se potriveste cel mai bine cerintelor si bugetului dvs. In mod normal, exista un pachet gratuit, dar acesta are restrictii de capacitate si dimensiunea fisierelor pe care le puteti incarca este limitata. Daca folositi un astfel de cloud gratuit s-ar putea sa regretati cand aflati brusc ca fisierele nu pot fi sincronizate in mijlocul unui proiect important.
Un serviciu platit va va oferi mult mai mult spatiu de stocare a datelor si va include si o consola de administrare care va permite sa decideti cine are permisiune de a accesa spatiul de stocare din cloud si sa impuneti controale de acces la nivel de fisier. Administrarea pe niveluri este un lucru bun, deoarece permite angajatilor selectati sa beneficieze de anumite drepturi administrative, ca de exemplu, sa poata gestiona cereri precum solicitari de acces, adaugarea de noi utilizatori si modificari ale parolelor.
Va recomandam cu tarie sa folositi un serviciu platit. Daca afacerea dvs. lucreaza cu volume de date neobisnuit de mari puteti considera trecerea la un plan avansat care ofera spatiu de stocare cloud nelimitat pentru toti utilizatorii dvs. S-ar putea sa va surprinda cat de accesibile sunt aceste servicii.
Controlul costurilor
Am subliniat costul scazut al stocarii datelor in cloud, dar este o idee buna sa va asigurati ca nu cumparati mai multi gigabytes decat aveti nevoie – ar insemna o risipa de bani.
Trebuie sa va ganditi si la cine are nevoie de acces. Tarifarea se bazeaza pe numarul de utilizatori si nu este o idee buna sa includeti toata organizatia dvs. Cele mai multe planuri pot fi actualizate in mod dinamic daca doriti sa adaugati utilizatori noi, dar modificarea contactului cand vine vorba de reducerea numarului de utilizatori cu acces la cloud nu este intotdeauna atat de simpla.
Daca alegeti un plan cu spatiu de storage limitat este o idee buna sa creati o politica privind ceea ce angajatii pot stoca in cloud. Aveti si posibilitatea de a alege un furnizor care poate impune o limita de spatiu pentru fiecare cont.
O mica avertizare: anumiti furnizori pot folosi o publicitate putin inselatoare – acestia spun ca ofera un anumit spatiu de stocare per utilizator, dar de fapt acesta reprezinta spatial total pentru intreaga afacere. Daca un plan nu specifica daca spatial de stocare alocat este per utlizator sau nu, atunci probabil ca acesta este spatial de stocare pentru intreaga afacere.
De asemenea, puteti economisi bani facand un angajament mai lung. Toti furnizorii vor accepta plati lunare, dar exista reduceri substantiale daca semnati un contract anual.
“Sync agents”
Sync agents pastreaza fisierele actualizate, iar unii pot aplica limite de latime de banda
Sincronizarea in timp real a fisierelor face stocarea in cloud extrem de utila. In cele mai multe cazuri, consola de administrare poate fi utilizata pentru a trimite catre utilizatori o invitatie (un link) prin e-mail ce poate fi folosita pentru a descarca un Sync agent.
Drive Drive ofera acces usor la toate fisierele din cloud
Procesul de inscriere solicita utilizatorului sa furnizeze o parola pentru contul cloud. Parola trebuie sa fie sigura si sa nu fie usor de ghicit. Anumiti furnizorii ofera controale de administrare care va permit sa setati politici care sa asigure ca parolele adera la un anumit format si lungime.
Odata ce agentul este instalat si utilizatorul este conectat, cele mai recente versiuni de fisiere vor fi descarcate automat in computerul fiecarui utilizator. Daca lucrati cu o multime de documente mari trebuie cautati un agent care permite utilizatorilor sa decida ce ar trebui sa sincronizeze automat si ce ar trebui sa utilizeze in cloud. Acest lucru poate sa duca la o intrerupere a muncii utizatorului in cazul in care acesta nu mai are acces la internet. O companie din Marea Britanie s-a confruntat recent cu o intrerupere a serviciului Virgin Media si nu au putut accesa fisierele cloud pentru mai mult de patru ore.
Portalul de administrare Box ofera o prezentare generala a tuturor activitatilor de partajare a fisierelor
Presupunand ca totul functioneaza cum trebuie, serviciile cloud pot furnizea si portaluri web, astfel incat fiecare utilizator sa poata vizualiza datele, sa incarce sau sa descarce fisiere si sa trimita documente celorlalti angajati. Versiunea fisierului este o caracteristica foarte utila si permite recuperarea fisierelor sterse sau revenirea la o versiune anterioara.
Tresorit ofera o aplicatie desktop cu acces usor la documente
O ultima caracteristica importanta este capacitatea de a trimite fisiere mari catre alti utilizatori sau clienti externi prin crearea unui link si trimiterea acestia prin e-mail. Pentru o securitate sporita trebuie sa cautati un serviciu care va permite sa creati link-uri protejate prin parola si cu un timp limitat de acess.
In al noualea cloud
Serviciile de stocare cloud ofera o multitudine de beneficii. Acestea va pot economisi bani si pot creste productivitatea, iar multe dintre acestea ofera integrare cu alte aplicatii si servicii de cloud, cum ar fi Office 365.
Merita mentionat faptul ca suportul pentru dispozitive mobile, desi in general bun cu aplicatiile Android si iOS, poate varia considerabil. Merita sa discutati cu mai multi furnizori pentru a vedea daca ofera un suport potrivit nevoilor dvs.
